Cómo tener una reunión a distancia. [Coronavirus y teletrabajo]

No te queda más remedio que tener esa reunión a distancia.

¿Necesitáis tener una reunión en vuestra empresa pero debido a las restricciones y recomendaciones sanitarias por el Coronavirus no es posible?

Sigue leyendo. En este post voy a hablarte de todo lo que tienes que hacer para tener una reunión a distancia con tus colaboradores.

Las instrucciones de las autoridades sanitarias de quedarse en casa ante el brote del Coronavirus, obligan a muchas empresas a practicar el teletrabajo.

La gestión de una empresa exige la comunicación permanente entre sus colaboradores: reuniones, grupos de trabajo, etc.

Este tipo de reuniones pueden realizarse también a distancia, en remoto o como teletrabajo, da igual cómo lo llames.

Muchas empresas llevan años confiando en este método sin necesidad de que haya intervenido una pandemia.

En este video voy a mostrarte cómo realizar una reunión a través de una sencilla plataforma llamada Sylaps. Y en 2 minutos podrás empezar esa reunión.

Beneficios de una reunión a distancia.

• Huella de carbono: cuando solucionemos, entre todos, el problema del coronavirus, nos tendremos que enfrentar a otra desagradable realidad, y es que los efectos del cambio climático se están acelerando. Cada avión, cada viaje de coche destinado a hacer algo que puede realizarse de forma online es un insulto a la gestión de costes y a la productividad de una empresa.
• Grabación de las reuniones.: las reuniones pueden grabarse y enviarse más tardes a los asistentes. Cuidado con la Protección de datos ya que debes informar que vas a grabar y respetar el RGPD.
• Transferencia de archivos. Estas plataformas disponen de chat desde el que puedes compartir archivos, documentos, imágenes, enlaces, etc.
• Multiplataforma. Los asistentes a la reunión no precisan ni estar delante de un ordenador. Pueden descargar aplicaciones, como skype que pueden ser ejecutadas desde un smartphone con bastante calidad.
• Rentabilidad. Hay reuniones que deben ser presenciales porque, no sólo sirven para tratar asuntos , sino también para que los trabajadores de una empresa se comuniquen y tengan espacios de colaboración, pero el resto pueden realizarse en remoto con lo que nos ahorramos una gran cantidad de dinero en hoteles, aviones, manutención, combustible, etc.
• Productividad. Una reunión en remoto se agenda y se realiza. El resto es para ser productivo. Mientras tú estás reunido, tu competencia visita, llama y atiende a tus clientes.
• Compartir pantalla. Ésta realmente es la funcionalidad más importante a la hora realizar una reunión a distancia. Compartir tu pantalla a modo de tablero es tan sencillo como hacer click y el resto de participantes podrá ver todo lo que se muestre en tu escritorio.

Qué necesitas para hacer una reunión a distancia.

• Agendar. En primer lugar debes comunicar a las personas con las que quieres reunirte el canal y la metodología para llevar a cabo la reunión. Enviarás un email a cada uno de los participantes para que agenden la reunión. Dependiendo de la plataforma que utilices enviarás un enlace que, al hacer click sobre él, los llevará en grupo a una interfaz multipantalla en la que todos ya se podrán ver desde ese momento.
• Dispositivo. Te aconsejo que, ya que vas a planificar con cierta previsión, podáis estar todos en ordenadores o portátiles y conectados a una buena conexión. Es más importante la red que el dispositivo. No te olvides.
• Plataforma. Skype, Sylaps, Teams, Appear-in, etc. También puedes utilizar Whatsapp o cualquier servicio de mensajería, pero sólo como último recurso.
• Preparación. Avisa con un correo a los asistentes diez minutos antes de comenzar la sesión. En este email adjunta el enlace de entrada a la sala en caso de que te decidas a hacerlo con Sylaps. De esta forma te asegurarás puntualidad .
• El hecho de que sea una reunión online no te exime a ti y a todos los participantes de tener preparado, más trabajando de esta forma, documentación que poder aportar a lo largo de la misma. Cuando des la bienvenida a todos los asistentes ya debes tener preparados los archivos que piensas enviar en una carpeta concreta.
• Si vas a realizar alguna presentación, ten ésta ya abierta y preparada. En este tipo de reuniones es muy fácil que los asistentes pierdan el interés si se demoran por cualquier causa. Tienen el ordenador delante. Pueden «navegar» mientras fingen escucharte. Gánatelo.
• Conexión. De la calidad de tu conexión va a depender la calidad de esa reunión, que en definitiva es una videollamada en grupo con varias funcionalidades añadidas. Nada, cuatro lineas de código y te sale algo sin lo que muchas empresas y emprendedores no pueden ya vivir, Yo, el primero. Tus reuniones comerciales no pueden interrumpirse porque no se vea la pantalla o porque se escuche como un robot al director comercial.

Plataformas gratuitas para realizar una reunión a distancia.

• Skype. Es la más conocida porque es la más usada y esto ocurre porque, tanto por integración, calidad, funcionalidades, los dos skype, el normal y el profesional son una solución, en principio para que no busques otras opciones. Puedes realizar videollamadas de hasta 10 personas de forma gratuita; y hasta 25 personas si es sólo de audio. Skype tiene, en estos momentos buena calidad de audio y de video.
• Hangouts. La herramienta de comunicación por excelencia de Google. Un quiero y no puedo. Intento fallido del gigante de Sillicon Valley. ¿por qué la pongo en la lista? Porque si tienes Google tienes por defecto Hangouts y eso es una ventaja.
• Zoom. Es una de las plataformas que han aparecido con más fuerza. La clave, un apoyo financiero tras el proyecto que es el mejor aval para una herramienta que, además, es estupenda. Puedes realizar videollamadas en grupos de hasta 100. Si, pero tan sólo 40 minutos en su versión gratuita.
• Sylaps. Cuando falla Skype no lo dudo. Los chic@os de Sylaps han conseguido una herramienta muy sencilla que, al final, tiene lo que necesitas. Carga rápido, tiene opciones en los que cambiar la cámara o el micrófono, compartir pantalla, archivos… Sylaps es lo que necesitas para reunirte con tu equipo y salir del paso estos meses.
• Teams. Dejo para el final la plataforma de Microsoft porque además de ser la mejor, durante los próximos 6 meses la puedes tener Gratis según ha comunicado Microsoft a consecuencia del Coronavirus. Desde un mismo interfaz puedes controlar espacios de trabajo donde puedan trabajar diferentes equipos. Es una suerte que las empresas que no conocen esta plataforma todavía puedan hacerlo durante los próximos 6 meses.

Prepara paso a paso una reunión de ventas online.

Reunirse en remoto exije compromiso, ante todo, por parte de los asistentes a la reunión.

Hay pocas excusas para no ser puntual o no tener preparado tu trabajo cuando te avisan con dos semanas de antelación de esa reunión.

Cuando tengas decidido el día, redacta un orden día o lista de asuntos a tratar.

Envía un correo a los asistentes comunicándoles el día, la hora y los asuntos a tratar. De esa forma tus colaboradores prepararán la información que crean necesaria y la reunión acabará siendo más productiva.

Todavía no es necesario que les indiques la plataforma, a no ser que deban descarga el programa o aplicación en su dispositivo.

Un día antes de la reunión puedes enviar el enlace o las indicaciones para, además de recordar el evento, sepan entrar en la sala donde os reuniréis.

Haz una prueba. Antes del comienzo de la reunión, puedes hacer una prueba para comprobar que, sobre todo, el micrófono y la cámara funcionan correctamente.

Asimismo cuida el entorno. No vale que todo esté tras de ti desordenado, puede causar ruido visual. Pon un poco de orden y ten precaución si quieres que algo no salga detrás de ti.

Ya está todo listo, archivos, presentación, etc. No envíes archivos durante la reunión, déjalo para el final, de forma que podáis obtener la mayor atención unos de otros.

Tal vez, con el tiempo, cuando todo esto pase, nos demos cuenta de que es una idea estupenda, por el planeta , por la seguridad de todos, por la productividad y por la rentabilidad agendar reuniones a distancia y trabajar en remoto siempre que se pueda.

Si tienes cualquier duda o quieres hacerme alguna pregunta puedes comentar este post.

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Quédate en casa, reúnete desde casa.